Abrechnung & Buchhaltung

Ja, beides. Im Rechnungsdesigner passen Sie das Layout mit Live-Vorschau an: Position von Adresse, Metadaten, Titel, Anrede und Positionstabelle auf der Seite, Briefkopf ein/aus, Anredetexte (Herr/Frau/Organisation), Spaltenbeschriftungen sowie eigene Fußtexte für Angebot und Kostenvoranschlag. Den Nummernkreis für Rechnungen konfigurieren Sie mit Bezeichner (z. B. Jahreszahl), Trennzeichen, nächster Seriennummer, Stellenanzahl und Reihenfolge — mit Vorschau. Das Programm warnt, dass Änderungen an der laufenden Nummer zu Lücken führen können, was steuerrechtlich problematisch ist.

Nein, ein strukturiertes E-Rechnungsformat wie XRechnung oder ZUGFeRD wird derzeit nicht erstellt — Rechnungen werden als PDF erzeugt und per E-Mail versendet oder gedruckt. Ebenfalls derzeit nicht vorhanden: Online-Zahlungslinks, automatischer Lastschrifteinzug und ein Abgleich mit dem Bankkonto.

Eine direkte DATEV- oder ELSTER-Online-Anbindung gibt es derzeit nicht — sie ist aber in Arbeit. Heute erfolgt der Export als Datei, die Ihr Steuerberater in DATEV importiert: ein DATEV-Buchungsstapel im EXTF-Format (CSV, semikolongetrennt, UTF-8) mit wählbarem Zeitraum, auf Wunsch getrennt nach Ausgangs- und Eingangsrechnungen. Der Kontenrahmen ist einstellbar (SKR03 oder SKR04), die Erlöskonten werden automatisch nach Steuersatz zugeordnet. Debitoren und Kreditoren laufen über Sammelkonten — individuelle Debitorennummern je Kunde werden nicht vergeben, der Kundenname steht im Buchungstext. Exportierte Belege werden als „Exportiert" gekennzeichnet.

Eingangsrechnungen erfassen Sie über „Neue Eingangsrechnung erfassen": externe Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Lieferant (aus Ihren Kontakten), optionale Sterbefall-Referenz, Bruttobetrag, MwSt.-Satz (19 %, 7 %, 0 %), Zahlungsziel sowie optional Skonto-Frist und Skonto-Prozentsatz. Danach filtern Sie nach Offen, Fällig bald und Bezahlt und markieren Rechnungen als bezahlt (oder machen die Zahlung rückgängig). Alternativ entsteht eine Eingangsrechnung automatisch aus dem Wareneingang im Lager (Modus „Rechnung"). Eine automatische Belegerkennung (OCR) gibt es derzeit nicht, und Teilzahlungen werden bei Eingangsrechnungen nicht geführt.

Die Liquiditätsplanung ist eine Vorschau auf Ihre Zahlungsströme für Woche, Monat, Quartal oder Jahr. Sie stellt erwartete Einnahmen (offene Ausgangsrechnungen mit Fälligkeit) den geplanten Ausgaben (unbezahlte Eingangsrechnungen) gegenüber und errechnet daraus den prognostizierten Kassenstand ausgehend vom aktuellen Kassenbuch-Bestand. Positionen werden als „Erwartet", „Geplant" oder „Unsicher" (mehr als 30 Tage überfällig) eingestuft. Es handelt sich um eine reine Auswertung — eigene Planszenarien lassen sich nicht anlegen.

Im Kassenbuch erfassen Sie Bareinnahmen und -ausgaben mit Datum, Beschreibung, Kategorie (z. B. Bareinnahme Bestattung, Anzahlung, Rückerstattung, Bürobedarf, Porto), Betrag, Typ (Eingang/Ausgang) und Beleg-Nr. Das Programm führt den laufenden Kassenstand sowie Summen der Ein- und Ausgänge; als Auswertung erzeugen Sie einen Tagesabschluss und einen Monatsabschluss jeweils als PDF. Einen CSV-Export des Kassenbuchs gibt es derzeit nicht; auch in den DATEV-Export fließt das Kassenbuch derzeit nicht ein.

Einen automatischen Mahnlauf gibt es nicht — Mahnungen lösen Sie bewusst manuell pro Rechnung aus. Dabei stehen drei Mahnstufen bereit: 1. Mahnung (freundliche Erinnerung), 2. Mahnung (+5,00 € Mahngebühr), 3. Mahnung (+15,00 € Mahngebühr, letzte Frist); die Gebühren werden automatisch als Rechnungsposition ergänzt, Stufen können nicht übersprungen werden. Die Mahnfristen je Stufe stellen Sie in den Einstellungen ein (Standard: 14/7/5 Tage). Das Mahnschreiben erzeugen Sie als PDF, versenden es direkt per E-Mail oder markieren es als versandt; ein Verlauf zeigt den Stand je Stufe.

In den Ausgangsrechnungen (oder direkt im Fall) buchen Sie über „Zahlung erfassen" Zahlungseingänge mit Datum, Betrag, Zahlungsart (Banküberweisung, Bar, SEPA-Lastschrift), Referenz/Verwendungszweck und Notiz. Teilzahlungen sind möglich — der Rechnungsstatus wechselt automatisch auf „Teilbezahlt" bzw. „Bezahlt". Die Rechnungsübersicht filtert nach Alle, Offen, Teilbezahlt, Überfällig, Bezahlt, Storniert und Mahnungen. Die Zahlungsart ist dabei ein Vermerk — ein automatischer SEPA-Lastschrifteinzug findet nicht statt.

Ja. Über „Rechnung stornieren" erzeugt das System eine Stornorechnung mit negativen Beträgen (als Gutschrift ausgewiesen), die auf die Originalrechnung verweist. Bereits abgebuchte Lagerbestände werden dabei automatisch zurückgebucht, und die Originalrechnung wird als storniert gekennzeichnet.

Im Sterbefall erstellen Sie aus den erfassten Leistungen über „Rechnung erstellen" die Rechnung — zunächst als Entwurf; beim Fertigstellen wird die Rechnungsnummer vergeben und das Zahlungsziel gesetzt (standardmäßig 14 Tage). Pro Fall sind mehrere Rechnungsstufen möglich (RG1, RG2, RG3 …), also aufeinanderfolgende Teilrechnungen. Auch Anzahlungen vor der Schlussrechnung werden unterstützt und auf der Rechnung als „Teilzahlung vom …" mit offenem Restbetrag ausgewiesen. Eine Sammelrechnung über mehrere Sterbefälle hinweg gibt es nicht — jede Rechnung gehört zu genau einem Fall.

Nein, eine Zuordnung von Erlöskonten auf Artikel- oder Gruppenebene gibt es derzeit nicht. Für den DATEV-Export werden die Erlöskonten automatisch anhand des Steuersatzes und des eingestellten Kontenrahmens (SKR03/SKR04) bestimmt — für die meisten Betriebe ist damit der Standardfall abgedeckt.

Je Artikel hinterlegen Sie den Bruttolistenpreis (eine Netto-Hilfseingabe rechnet automatisch um) und den USt-Satz: 19 %, 7 % oder 0 %. Staffelpreise, Mengenrabatte oder Skonto auf Artikelebene gibt es derzeit nicht. Über die Option „Artikel auf Rechnung anzeigen" nehmen Sie einzelne Positionen vom Rechnungsausdruck aus, etwa wenn die Kosten bereits in einer anderen Position einkalkuliert sind.

EK-Preise erfassen Sie je Artikel und Lieferant als Nettopreis mit Gültigkeitsdatum, Referenz (z. B. Rechnungsnummer oder Angebot) und Bemerkung. Ein Einkaufspreis-Verlauf zeigt die Preisentwicklung mit Datum, Lieferant und Änderung; beim Buchen eines Wareneingangs wird der EK-Preis automatisch in den Verlauf übernommen.

Ja, pro Artikel ordnen Sie mehrere Lieferanten zu — mit bevorzugtem Lieferanten (wird bei Bestellvorschlägen priorisiert), Lieferzeit in Tagen, Mindestmenge, Bestellkontakt-E-Mail, Bestellbezeichnung beim Lieferanten und dessen Artikelnummer. Lieferanten sind normale Kontakte mit der Kategorie-Art „Lieferant".

Ja. Über „Neues Paket" fassen Sie mehrere Leistungen zu einem Paket zusammen; fügen Sie ein Paket einem Sterbefall hinzu, werden alle enthaltenen buchbaren Leistungen als einzelne Positionen übernommen. Der angezeigte Gesamtpreis ist die Summe der Einzelpreise — einen eigenen, abweichenden Paketpreis (z. B. mit Paketrabatt) gibt es derzeit nicht.

Beim Anlegen einer Leistung wählen Sie einen von vier Artikeltypen: Dienstleistung, Ware, Auslagen oder Fremdleistung. Je nach Typ steht eine passende Artikelgruppe zur Auswahl — z. B. bei Dienstleistungen „Aufnahme & Formalitäten" oder „Überführung", bei Waren „Särge", „Urnen" oder „Drucksachen", bei Auslagen „Behördliche Gebühren", bei Fremdleistungen „Krematoriumsgebühren", „Blumen / Floristik" oder „Trauerredner". Die Gruppen sind fest vorgegeben und einstufig — eine eigene Kategorien-Hierarchie gibt es nicht.